Wie Arbeitgeber ihre Beschäftigten in der Arbeitsplatzgestaltung aktiv unterstützen können.
Das letzte Jahr hat gezeigt, dass Arbeitgeber in Bezug auf die Arbeitsplatzgestaltung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor neue Herausforderungen gestellt wurden. Die bisher gelebte Praxis, Arbeitsplätze direkt an der Arbeitsstätte zu gestalten, hat über die detaillierten Vorgaben von Verordnungen (AStV, BS-V) zu einer gewissen Routine und zu guten ergonomischen Bedingungen geführt. Aufgrund der vorliegenden Pandemie, aber auch der zunehmenden Digitalisierung in den Arbeitsprozessen, werden Bildschirmarbeitsplätze zunehmend dezentralisiert in Richtung Home- bzw. Mobile Office verlegt.
Das Arbeiten in Homeoffice bzw. Mobile Office ist durch Einzelvertrag zu regeln und es besteht (bei bereits bestehenden Dienstverhältnissen) weder ein Anspruch, noch eine Verpflichtung zur Erbringung der Arbeitsleistung im Rahmen von Homeoffice. Das entbindet die Arbeitgeber jedoch weder von ihrer Verantwortung noch von ihrer Fürsorgepflicht für den Sicherheits- und Gesundheitsschutz ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese beinhaltet, dass die Beschäftigten vor Aufnahme der Tätigkeit für die Tätigkeit an der auswärtigen Arbeitsstelle informiert und unterwiesen (§ 14 ASchG) werden müssen. Die Krux an der Sache: Weder Arbeitgeber noch Präventivdienste oder die Arbeitsinspektion haben Zutrittsrecht zu Privatwohnungen, außer die Mitarbeiter stimmen dem ausdrücklich zu. Wie können Arbeitgeber ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Praxis dennoch aktiv unterstützen?
Unterweisen fürs Homeoffice – aber wie?
Die Unterweisung beinhaltet Infos an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Gefahren sowie zu beachtende Eigenheiten am jeweiligen Arbeitsplatz. Da sich die neuen Arbeitsplätze jedoch außerhalb der Arbeitsstätte befinden, hat der Arbeitgeber in Sachen Planung und Gestaltung des Arbeitsplatzes einen eingeschränkten Handlungsspielraum. Der Arbeitgeber hat aber für die Unterweisung nicht nur die relevanten Informationen bereitzustellen, sondern sich davon zu überzeugen, dass die Inhalte auch tatsächlich verstanden wurden. Aufgrund der räumlichen Distanz in Pandemiezeiten stellt das ein schwieriges Unterfangen dar. Das reine Zurverfügungstellen eines Videos kann diese Anforderung nicht erfüllen, da hier einerseits für die Beschäftigten keine Möglichkeit für Rückfragen zum besseren Verständnis gegeben ist, andererseits Arbeitgeber keine Möglichkeit der Verständnisüberprüfung haben. Die gelebte Praxis, bestimmte Unterlagen zur Unterweisung vom Arbeitnehmer real oder digital unterzeichnen zu lassen, reicht als Bestätigung für Anwesenheit vielleicht noch aus – eine Rückmeldung über die Tiefe des Verständnisses der vermittelten Unterweisungsinhalte kann diese jedoch nicht liefern. Dass die Unterweisungsinhalte verstanden wurden, ist aber – egal welches Medium verwendet wird – unerlässlich.
Das Format „Video“ oder „Webinar“ kann als Tool für Unterweisungen gut genutzt werden, wenn man darauf achtet, dass es live vom Arbeitgeber oder einer von ihm dafür beauftragen Person moderiert und durchgeführt wird und es die Möglichkeit für Rückfragen, Feedback und Verständnisüberprüfung (z. B. über Quizfragen, Live-Diskussionen, moderierte E-Learning-Tools, Chat mit Fragen, Analyse konkreter Praxisbeispiele, …) gibt. Die Unterweisung muss gemäß ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (§ 14) nachweislich durchgeführt werden – üblicherweise erfolgt die Dokumentation darüber schriftlich, um einen rechtskonformen Beleg erbringen zu können – und die Dienstgeber haben sich zu vergewissern, dass der Inhalt auch tatsächlich verstanden wurde.
Inhalte der Unterweisung für die Arbeit im Homeoffice
Im Rahmen der Unterweisung sind alle Punkte der vertraglichen Vereinbarung für das Arbeiten im Homeoffice zu thematisieren. Besonders ist dabei auf folgende Punkte einzugehen:
- Arbeitsmittel, Datenschutz, Schadens- und Haftungsfälle
- Arbeitszeit, Erreichbarkeit
- Arbeitsaufgaben / Arbeitsverfahren
- Arbeitsorganisation
Konkret sind auch Informationen zur Arbeitsplatzgestaltung an den Mitarbeiter weiterzugeben. Die Empfehlungen für ergonomische Gestaltungsmaßnahmen im Home- oder Mobile Office orientieren sich dabei an der Bildschirmarbeitsverordnung (BS-V). Auch wenn die BS-V in Home- und Mobile Office nicht greift, lassen sich die ihr zugrundeliegenden ergonomischen Zielsetzungen ohne die dort geforderten spezifischen Arbeitsmittel trotzdem erfüllen. Konkrete Maßnahmen, um die ergonomische Zielsetzung zu erreichen, sind in folgender Grafik dargestellt:
Weitere Praxistipps finden Sie im Beitrag Ergonomisch arbeiten im Home-Office | Sicheres Wissen.
Neben der ergonomischen Gestaltung des Arbeitsplatzes spielt auch die Gestaltung der Arbeitszeit bzw. der Arbeitsbedingungen eine wesentliche Rolle. Definierte Rahmenzeiten, in denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreichbar sein sollten, das Definieren von Aufgaben und Vereinbaren von Zielen, strukturierte Abläufe und Regeln können dabei helfen, die Zusammenarbeit „aus der Ferne“ für alle zu vereinfachen. Tipps dazu finden Sie in unserem Blog-Beitrag Arbeiten in den eigenen vier Wänden | Sicheres Wissen